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ORGANISATION DE LA DOCUMENTATION D’ENTREPRISE

2 Jours -

Objectifs :

Analyser l’information, identifier les points essentiels


Mettre en œuvre et connaître la chaîne de gestion documentaire : classement, stockage, diffusion, archivage

 


Public : Assistants, secrétaires, gestionnaires de l’information au sein d’une entreprise

 

Pré-requis :
Connaître l’environnement Windows et les outils bureautiques (Word, Excel, etc)

 

Programme :

  1. Analyse documentaire :

 

Définition, finalité, usages, méthodesAnalyses morphologique, syntaxique et sémantique
  1. Le document :

Définition et typologie : courrier papier ou électronique, document administratif, document technique, document externe

Caractéristiques du document

Spécificités du document électronique

  1. Les notions de dossiers et fichiers dans l’environnement électronique
  1. Rangement des documents :

Notions de base : classification, classe, classement, indexation, catégorie, métadonnées

Classement physique et classement intellectuel

Modes de classement : thématique, alphabétique, numérique, chronologique…

Systèmes de classement : encyclopédiques, à facettes, spécialisés (ex : Dewey, CDU, Colon classification,…)

Plan de classement

Création d’une indexation

Traitement des dossiers : pertinence des titres, structuration des dossiers

  1. Circulation des documents :

Traçabilité des documents

Diffusion des documents

  1. Archivage des documents :
Durées légales de conservationPlan d’archivage

 
Pédagogie :

 

Alternance d’exposés théoriques et d’exemples. Mise en application d’un plan de classement


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