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MISE EN PLACE D’UN PROJET
DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

2 Jours -

Objectifs :

Définir les contextes d’utilisation d’une GED

Identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques de la GED 

Concevoir un projet GED


Public : Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation

 

Pré-requis :
Avoir une pratique des bases de données documentaires

 

Programme :

  • La GED : définition et principes
      • La chaîne de dématérialisation des documents : sélection des documents, numérisation, création d’une fiche documentaire
      • Les composants d’un système de GED :
        • Acquisition : le processus de dématérialisation ; 2 modes de numérisation (mode image et mode texte) ; les technologies et matériels de dématérialisation ; portabilité et codage des documents (HTML, Acrobat PDF, XML,…)
        • Indexation : indexation manuelle et usage d’un langage documentaire ; indexation en texte intégral ; les métadonnées ; les moteurs d’indexation
        • Stockage : les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques (scanner et OCR)
        • Recherche des documents électroniques : recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel
        • Consultation et diffusion des documents électroniques
      • Évolution des domaines d’application de la GED
        • Gestion des documents
        • Archivage électronique (Records management)
        • Gestion de la connaissance (Knowledge management)
        • Gestion des processus (Workflow)
      • Normalisation des systèmes de GED :

Contenu et impact des normes NF Z 42-013 (archivage électronique) et ISO 15489 (Records management)

      • La valeur juridique du document électronique : valeur probante, signature électronique
  • Concevoir un projet GED
      • Analyser le contexte
      • Mettre en œuvre une solution GED
      • Rédaction d’un cahier des charges :  
      • Choix d’un prestataire : panorama de l’offre et des logiciels de GED (Documentum, Filenet, Alexandrie, Cindoc,…)

Pédagogie :


Alternance d’exposés théoriques et d’exemple. Exercice d’élaboration d’un cahier des charges


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