Public : Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation

Pré-requis :
Avoir une pratique des bases de données documentaires

Programme :

• La GED : définition et principes

• La chaîne de dématérialisation des documents : sélection des documents, numérisation, création d’une fiche documentaire
• Les composants d’un système de GED :

• Acquisition : le processus de dématérialisation ; 2 modes de numérisation (mode image et mode texte) ; les technologies et matériels de dématérialisation ; portabilité et codage des documents (HTML, Acrobat PDF, XML,…)
  
• Indexation : indexation manuelle et usage d’un langage documentaire ; indexation en texte intégral ; les métadonnées ; les moteurs d’indexation

• Stockage : les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques (scanner et OCR)
• Recherche des documents électroniques : recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel
• Consultation et diffusion des documents électroniques

• Évolution des domaines d’application de la GED
• Gestion des documents
• Archivage électronique (Records management)
• Gestion de la connaissance (Knowledge management)
• Gestion des processus (Workflow)

• Normalisation des systèmes de GED :

Contenu et impact des normes NF Z 42-013 (archivage électronique) et ISO 15489 (Records management)

• La valeur juridique du document électronique : valeur probante, signature électronique

• Concevoir un projet GED

• Analyser le contexte
• Mettre en œuvre une solution GED
• Rédaction d’un cahier des charges :  
• Choix d’un prestataire : panorama de l’offre et des logiciels de GED (Documentum, Filenet, Alexandrie, Cindoc,…)

Pédagogie :

Alternance d’exposés théoriques et d’exemple. Exercice d’élaboration d’un cahier des charges